Adecuación de locales comerciales en el sur de Florida: del contrato de arrendamiento al día de apertura

La mayoría de las adecuaciones comerciales que salen mal ya tenían problemas el día en que se firmó el arrendamiento. El local estaba zonificado para otra cosa, el servicio eléctrico era muy chico, los baños no cumplían las reglas de accesibilidad o el contrato dejaba al inquilino pagando los problemas del propietario. Cuando el contratista ve los planos, el reloj del alquiler ya está corriendo.

Esta guía recorre una adecuación típica para un inquilino, lo que en inglés se llama tenant improvement o build-out, desde el arrendamiento hasta el día de apertura, con los detalles del sur de Florida que suelen tomar a la gente por sorpresa.

Antes de firmar el arrendamiento

• Zonificación y uso. Confirme con la ciudad que su negocio es un uso permitido en esa dirección. Un restaurante, un consultorio médico y un gimnasio pueden tratarse distinto que una tienda común.
• Cambio de ocupación. Convertir una tienda en restaurante, en un espacio de reunión o en un uso médico puede cambiar la clasificación de ocupación del código de construcción, lo que puede traer requisitos como separaciones contra fuego, rociadores, más baños o más salidas. Pídale a un arquitecto o contratista que lo revise antes de comprometerse.
• Servicios. Revise el tamaño del servicio eléctrico, del agua y del alcantarillado, la trampa de grasa (en negocios de comida) y cuánta capacidad de aire acondicionado tiene el local.
• Estacionamiento. Algunos usos necesitan más espacios de estacionamiento que otros según el código de zonificación.
• Recórralo con un contratista. Una hora en el lugar puede decirle si el local sirve para su plan o si costará mucho más de lo que cubre la asignación.

Obra del propietario, obra del inquilino y la asignación

Los arrendamientos suelen dividir el trabajo en la obra del propietario, que muchas veces entrega un local básico con servicios funcionando, baños básicos y aire acondicionado, y la obra del inquilino, todo lo que convierte el local en su espacio. Muchos propietarios ofrecen una asignación para mejoras del inquilino. Ponga la división por escrito con suficiente detalle para que las dos partes coticen lo mismo, y averigüe cómo y cuándo se paga la asignación, porque muchas veces se reembolsa después de terminar y no por adelantado.

Diseño y permisos

1. Planos. Un arquitecto o ingeniero prepara planos sellados: planta, plan de seguridad humana, instalaciones mecánicas, eléctricas y de plomería, y cualquier cambio estructural.
2. Aprobación del propietario. La mayoría de los arrendamientos exige que el propietario apruebe los planos antes de presentarlos a la ciudad.
3. Revisión de planos. El departamento de construcción revisa la construcción, las instalaciones y la accesibilidad, y el jefe de bomberos revisa la seguridad humana. Para locales no residenciales de menos de 25,000 pies cuadrados, la ley de Florida le da al departamento 60 días hábiles para aprobar o rechazar una solicitud completa; nuestro artículo sobre los plazos de los permisos explica cómo corre el reloj.
4. Otras agencias. Según el uso, pueden hacer falta aprobaciones del departamento de salud, ambientales o de servicios públicos.

Accesibilidad: la regla del 20 por ciento

Cuando altera una zona donde ocurre la actividad principal del negocio, las reglas federales de accesibilidad exigen que el recorrido hasta esa zona, junto con los baños, teléfonos y bebederos que la sirven, se haga accesible, hasta el punto en que el costo sea desproporcionado. Desproporcionado significa más del 20 por ciento del costo de la alteración. Cuando la solución completa cuesta más que eso, el dinero va primero a una entrada accesible, luego a un recorrido accesible hasta la zona alterada, luego a baños accesibles y después a teléfonos y bebederos. El código de accesibilidad de Florida también se aplica, y su arquitecto diseña según los dos.

Obra en un edificio ocupado

• Reglas del edificio. Los centros comerciales y los edificios de oficinas fijan horarios de trabajo, límites de ruido, reglas de carga y estacionamiento, y requisitos de seguro para los contratistas.
• Cortes de servicio. Conectar con los sistemas de alarma contra incendios, rociadores, agua o electricidad que sirven a otros inquilinos hay que programarlo con el propietario.
• Materiales con entrega larga. Las vitrinas, las unidades de aire en el techo, los equipos de cocina y los tableros eléctricos pueden tardar semanas o meses. Encárguelos temprano.
• Inspecciones. Se inspecciona cada oficio, además de las inspecciones de bomberos para alarmas, rociadores y seguridad humana.

De la inspección final al día de apertura

Al aprobar las inspecciones finales obtiene un certificado de terminación u ocupación por la obra. En muchas ciudades del sur de Florida también necesita un certificado de uso para el negocio en esa dirección y un recibo de impuesto comercial local antes de abrir. En Aventura, por ejemplo, la ciudad emite su recibo de impuesto comercial solo después de que el Condado de Miami-Dade emite el certificado de uso, y el recibo debe estar listo antes de que abra el negocio. Empiece esas solicitudes durante la obra para que no sean lo último que frene el día de apertura.

En resumen

Revise la zonificación, la ocupación y los servicios antes de firmar, ponga por escrito la obra del propietario y la del inquilino, diseñe para la accesibilidad desde el principio y empiece temprano el certificado de uso y el recibo de impuesto comercial. Adecuamos tiendas, oficinas, consultorios y restaurantes en Broward, Miami-Dade y Palm Beach, incluidos Fort Lauderdale y Aventura. Vea nuestra página de adecuación de locales comerciales, o cuéntenos sobre su local, mejor aún antes de firmar el arrendamiento.